Pengendalian/Controlling dalam Manajemen

PENGENDALIAN/CONTROLLING

Pengendalian adalah fungsi terakhir dari proses pelaksaan manajemen.

Menurut G. R Terry pengendalian adalah proses penentuan untuk mencapai standar yang sedang dilakukan dalam fungsi pelaksanaan, penilaian pelaksanaan dan perbaikan-perbaikan sesuai yang telah direncanakan

menurut Harold Koontz pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselanggara.

Prinsip-prinsip pengendalian:

1.      Prinsip ilmiah : berdasarkan data objektif, misalnya: angket, observasi, kuisioner.

2.      Prinsip demokratis : berdasarkan hubungan kemanusiaan yang akrab antara satu dengan yang lain dan tidak membedakan atasan maupun bawahan.

3.      Prinsip kerja sama : mengembangkan usaha bersama saling mendukung dan tumbuh bersama.

4.      Prinsip kreatif : mengembangkan potensi kreativitas dan situasi kerja yang menyenangkan.

Jenis-jenis Pengendalian:

-         Pengendalian pendahuluan : pengendalian yang memerlukan sebuah informasi yang akurat dan tepat waktu mengenai perubuahan-perubahan dalam lingkungan.

-         Pengendalian YA/TIDAK : sebuah pengendalian ketika suatu kgiatan akan terus dilanjutkan atau tidak apabila ada kondisi tertentu yang harus dipenuhi.

-         Pengendalian umpan balik : pengendalian yang mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah suatu kegiatan selesai.

-         Pengendalian internal : pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya. Meliputi: pelaksanaan tugas, prosedur kerja dan kedisiplinan karyawan.

-         Pengendalian eksternal : pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar, meliputi: tim audit perusahaan dan akuntan publik.

-         Pengendalian resmi : pemeriksaan yang dilakukan oleh intansi atau pejabat resmi dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstern. Meliputi : BPK, KPK.

-         Pengendalian konsumen : penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik langsung maupun tidak langsung. Meliputi: melalui media masaa/cetak, radia maupun televisi.

-         Pengendalian waktu : pengendalian yang ditunjukkan kepada penggunaan waktu.

-         Pengendalian kebijaksanaan : pengendalian yang ditunjukkan untuk mengetahui dan menilai apakah berbagai kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai yang telah ditetpakan/digariska.

Proses-proses pengendalian:

1.    Menetapkan alat ukur

-         Standar fisik : semua standar yang digunakan untuk menilai atau mengukur hasil pekerjaan tidak bentuk uang melainkan mengukur keuantitas dan kualitas produksinya.

-         Standar dalam bentuk uang : semua standar yang digunakan untuk menilai atau mngukur hasil pekerjaan bawahan dalam bentuk jumlah uang (standar biaya, standar penghasilan dan standar investasi)

2.    Mengadakan penilaian (evaluasi) : membandingkan hasil pekerjaan bawahan dengan alat pengukur yang sudah ditentukan melalui laporan tertulis dan laporan lisan.

3.    Mengadakan tindakan perbaikan : mengetahui dan menganalisis sebab-sebab terjadinya perbedaan/penyimpangan seperti kekurangan faktor produksi, sikap-sikap pegawai yang bermalas-malasan.

Sifat dan waktu pengendalian

-         Preventive control : Pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan itu dilakukan.

-         Reprensive control : pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan.

-         Pengendalian berkala : pengendalian yang dilakukan secara berkala, perbulan, persemester dan pertahun.

-         Pengendalian mendadak : pengendalian yang dilakukan secara mendadakn guna mengetahui apakah aturan-aturan dilaksanakan dengan baik atau tidak.

-         Pengendalian melekat : pengendalian yang dilakukan secara integratif nilai dari sebelumnya, pada saat kegiatan itu dilakukan.

Alat-alat pengendalian

1.      Budget (anggaran) adalah suatu ikhtisar hasil yang diharapkan dar pengeluaran yang disediakan untuk mencapai suatu hasil.

6 aspek budget:

1.      Sales budget

2.      Production budget

3.      Step budget

4.      Personal budget

5.      Financial budget

6.      Master budget

2.      Non budget, misalnya laporan neraca, rugi laba, statistic, dan BEP.

SISTEM

“sekumpulan unsur/elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.”

“suatu jaringan kerja dari produser-produser yang ssaling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”

INFORMASI

Menurut R. Mcleod, Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi  sipenerima dan  bermanfaat bagi  pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.

Menurut Gordon B, Davis, Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi  sipenerima dan  bermanfaat bagi  pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.

Menurut Jhon G, Burch, Informasi adalah hasil pembentukan penyusunan, pengorganisasian atau pengubahan data yang menambah tingkat pengetahuan.

Jenis informasi: formal dan informal

Ciri-ciri Informasi:

-         Terbaru

-         Tepat waktu

-         Relevan

-         Konsisten

-         Penyajian dalam bentuk yang sederhana.

Penggunaan informasi:

-         Low level managers

-         Middle lever managers

-         Top level managers

Fungsi-fungsi informasi:

-         Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si penerima

-         Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai

-         Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

Tingkat kualitas informasi:

1.      Akurat : informasi harus bebas dari kesalahan, tidak menyesatkan dan harus jelas penyampaiannya.

2.      Tepat pada waktunya : informasi yang datang tidak boleh terlambat pada penerima.

3.      Relevan : informasi harus mempunyai manfaat bagi pemakainya.

4.      Lengkap : informasi berisi informasi yang dibutuhkan.

5.      Jelas : isi informasi bertemu dengan keperluan pemakainya.

Sistem informasi

Adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajeril dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Menurut R. Mcleod, Sistem Informasi merupakan sistem yang empunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi.

Komponen sistem informasi

Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan blok bangunan (building block), yaitu:

§  Blok Masukan (Input block), adalah data-data yang masuk ke dalam sistem

§  Blok Model (Model block), adalah kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

§  Blok Keluaran (Output block), adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem

§  Blok Teknologi (Technology block), merupakan kotak alat dalam sistem informasi, yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh.

§  Blok Basis Data (Database block), merupakan kompulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

§  Blok Kendali (Control block), adalah pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menangulangi gangguan-gangguan terhadap sistem.

Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu sama lainnya membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

Peran dasar sistem informasi dalam bisnis:

-         Mendukung proses dan operasi bisnis

-         Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya

-         Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kempetitif.

Pengolahan sistem informasi

1.      Top management : perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.

2.      Middle management : perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.

3.      Low management : perencanaan, pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.

4.      Operator : pemrosesan transaksi dan respon permintaan.

Mengelola Informasi

·      Manajer mengelola sumber daya fisik juga sumber daya konseptual

-       Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna.

-       Manajer juga memastikan orang yang layak dalam organisasi untuk menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan.

-       Manajer akhirnya juga membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikanna dengan infromasi yang mutakhir dan akurat.

Tweet